Online marketing, de reis- en recreatiebranche en de AVG. Hoe gaat dit samen?

Online marketing en de reiswereld gaan hand in hand tegenwoordig. Wanneer je meer naamsbekendheid wilt, een groter publiek wilt aanspreken of gerichter wilt adverteren; is de kans groot dat jouw organisatie gebruik gaat maken van online marketing. Dit betekent ook dat je te maken krijgt met de (relatief nieuwe) AVG wetgeving. In deze blog wordt verder toegelicht wat de AVG wetgeving inhoudt en wat deze wetgeving voor jou betekent.

Wat is de AVG precies?

Sinds 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht in Nederland en alle andere lidstaten van de Europese Unie. Ben je dus een vakantieaanbieder in Nederland, België, Duitsland of een ander EU-lidstaat? Dan geldt de AVG ook voor jouw organisatie. Voorheen had elke lidstaat namelijk zijn eigen regelgeving omtrent het omgaan met persoonsgegevens voor bedrijven. De AVG trekt deze regelgeving gelijk.

Ondanks dat deze regelgeving nu ongeveer twee jaar van kracht is, hebben de meeste organisaties een hoop vragen. De reis- en entertainment branche is hier geen uitzondering op. Reisbureaus, vakantieparken, hotels en dergelijke maken nou eenmaal veelvuldig gebruik van gegevens die onder de AVG als “persoonsgegevens” beschouwd worden.

Het helpt daarbij niet dat de AVG op zichzelf vaag is opgesteld, waardoor de grens van welke gegevens wel en niet gebruikt mogen worden onduidelijk is.

De AVG voor de reisbranche

Binnen de reis- en entertainmentbranche is er veelal sprake van een grensoverschrijdend aspect. Bedrijven die actief zijn in deze branche verzorgen immers regelmatig reizen naar verschillende landen. Daarnaast hebben verschillende vakantieparken, hotels en hostels locaties in het buitenland.

Een groot voordeel van de AVG en internationaal werken

De AVG brengt een groot voordeel. Namelijk dat er voor elke lidstaat dezelfde regelgeving is. Het is niet meer nodig om in elke lidstaat uit te zoeken wat de regels aldaar zijn omtrent persoonsgegevens. Wanneer je als vakantieaanbieder de regels eenmaal kent en je protocol op orde hebt, is het niet meer nodig om deze te wijzigen.

En de nadelen dan…?

Het grootste nadeel aan de AVG is dat het vaak voor bedrijven zoals vakantieaanbieders niet duidelijk is wat nu wel en niet mag. Zoals eerder genoemd is de AVG door zijn brede toepassingsbereik wat vaag in de bewoording.  De AVG regelgeving kan daarmee eigenlijk alleen worden uitgelegd aan de hand van (Europese) jurisprudentie, praktijkvoorbeelden en begeleidende Guidelines.

Wanneer vakantieaanbieders zich meer bezig gaan houden met online marketing, krijgen zij ongetwijfeld te maken met de AVG. Door de onduidelijkheid van de AVG wordt het echter lastig om te bepalen welke marketingpraktijken nu geoorloofd zijn en welke niet.

Hoe kan je bijvoorbeeld cookies inzetten op je website? Mag je zomaar persoonsgegevens van gebruikers opslaan wanneer ze een vakantie boeken? En voor hoelang mag je persoonsgegevens bewaren?

Omdat de AVG hierover in sommige gevallen vaag is, geven wij hieronder een aantal tips. Zo werkt jouw organisatie beter conform de AVG

Hoe voldoen vakantieaanbieders aan de AVG?

Hieronder volgen een aantal tips om ervoor te zorgen dat vakantieaanbieders altijd voldoen aan de strikte AVG wetgeving.

Tip 1: Heb je verwerkingsdoel op orde

Het verwerkingsdoel is ook wel de reden waarom bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Dit kan voor verschillende bedrijven verschillende redenen hebben. Zo kan het zijn dat je persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming, het nakomen van een overeenkomst of om te voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving.

Het is mogelijk om meerdere doeleinden voor gegevenswerking te hebben. Voor een bedrijf in de vakantiebranche kan het ook zijn om een overeenkomst na te komen, zoals het kunnen verblijven op een vakantieadres. Geef de verwerkingsdoelen zo duidelijk mogelijk aan met de verantwoording voor het verwerkingsdoel. Zo zet je je beredenering voor het verwerken van persoonsgegevens meer kracht bij.

Tip 2: houdt rekening met je online tools

Wanneer je bezig bent met online marketing, is de kans aanzienlijk dat je gebruik gaat maken van online tools. Dit kunnen tools zijn zoals Google Analytics. Dergelijke tools kunnen worden ingezet om het gedrag van websitebezoekers te monitoren.

Dit soort tools kunnen ook gebruikt worden om profielen te maken van bezoekers. In de AVG wordt dit “profilering” genoemd. Profilering houdt in dat op basis van verzamelde informatie er een profiel wordt geschetst van jouw bezoekers. Door deze informatie wordt het duidelijk welke doelgroep er zich op jouw site bevindt. Als je dit weet kun je jouw marketing campagne hierop toespitsen. Zo kun je gerichter op deze doelgroep gaan adverteren of juist proberen om een andere doelgroep aan te spreken.

De AVG stelt wel eisen aan het gebruik van dit soort tools. Het gebruik van deze tools mag in beginsel enkel geschieden op basis van toestemming. Dit betekent dat de tools alleen geactiveerd mogen worden, wanneer een gebruiker van jouw site hiermee heeft ingestemd.

Het instemmen met dergelijke tools gebeurt veelal doormiddel van een pop-up. De gebruiker kan dan aangeven welke tools wel en niet geactiveerd mogen worden.

Tip 3: Geef je termijnen weer

De AVG is gestaafd op het transparantiebeginsel. Het is namelijk belangrijk dat personen precies weten wat er met hun gegevens gebeurt en voor hoelang de gegevens bewaard worden. Het stellen van duidelijke termijnen is hierbij noodzakelijk. Je moet duidelijk kunnen aangeven voor hoelang bepaalde gegevens worden bewaard en vanaf welk moment de bewaringstermijn begint te lopen.

Daarnaast kan het geen kwaad om aan te geven hoe deze termijnen worden bewaakt. Dit kan je namelijk al doen door een notificatie in je agenda te zetten dat je even moet checken of er gegevens verwijdert moeten worden. Op deze manier kan je personen ervan verzekeren dat gegevens niet langer bewaard worden dan aangegeven.

Stel je AVG-beleid zo snel mogelijk op

Elke lidstaat heeft zijn eigen toezichthouder wanneer het op persoonsgegevens aankomt. Binnen Europa is er een trend merkbaar dat deze toezichthouders steeds strenger gaan handhaven. De voorzitter van de Autoriteit Persoonsgegevens heeft reeds aangegeven dat de nadruk steeds meer op handhaving zal komen te liggen. De nadruk lag eerst vooral op voorlichting.

Wanneer je hoge boetes wilt voorkomen, is het cruciaal om het AVG-beleid tijdig op te stellen en binnen organisatie te implementeren. Voor Online Marketeers en vakantieaanbieders die te maken hebben met een grensoverschrijdend aspect kan het ook nog zijn dat toezichthouders in verschillende landen boetes opleggen. 

Wanneer je er zeker van wil zijn dat jouw AVG-beleid voldoet aan de AVG wet- en regelgeving, kun je deze het beste door een specialist laten opstellen. RED Online Marketing is om die reden de samenwerking gestart met het gespecialiseerde AVG bureau XY Legal Solutions. Door de nauwe samenwerking tussen RED Online Marketing en XY Legal Solutions, kunnen de klanten van RED goed geholpen worden met AVG vraagstukken.

Met dank aan XY Legal Solutions. Het bureau voor AVG vraagstukken.

Deel dit bericht:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
XY Legal Solutions

Geschreven door:

XY Legal Solutions

Gerelateerde berichten